办公自动化软件在课程教学中的应用(精简版).ppt
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1、1 主讲:胡丽华主讲:胡丽华 单位:继续教育学院单位:继续教育学院Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!主要内容主要内容Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!Excel-电子表格制作电子表格制作功能:创建、编辑工作表,强大的计算功能功能:创建、编辑工作表,强大的计算功能(函数函数),图表,图表,排序,分类汇总,数据筛选排序,分类汇总,数据筛选 etcetc应用:期末学生成绩,公司报表,工资表等各类
2、计算应用:期末学生成绩,公司报表,工资表等各类计算Main Contents:1.基础知识、基本概念及操作基础知识、基本概念及操作2.熟练运用公式和常用函数进行计算熟练运用公式和常用函数进行计算(sum,average,max,min,if,count,countif)3.制作图表、编辑图表及修饰图表制作图表、编辑图表及修饰图表4.对工作表进行美化,并会使用多工作表的操作对工作表进行美化,并会使用多工作表的操作5.数据管理和数据分析,如排序、分类汇总、数据筛选、建立透数据管理和数据分析,如排序、分类汇总、数据筛选、建立透视表视表 and so on Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛
3、应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!需要执行哪些操作呢?新建文件 输入数据 完成计算1.修饰表格Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!1 新建文件新建文件1.1.1 启动启动Excel(类似(类似word)F 开始程序ExcelF 双击快捷方式启动F 合并的主窗口和工作薄窗口F 分开的主窗口和工作薄窗口1.1 熟悉熟悉Excel2003的工作环境的工作环境Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处
4、理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!1.1.2 Excel窗口(类似窗口(类似Word)主窗口的组成:F 标题栏F 菜单栏(9个)F 工具栏F 编辑栏:名称框F 状态栏名称框:显示单元名称框:显示单元格地址或者名称格地址或者名称编辑栏:用来显示和编辑活动编辑栏:用来显示和编辑活动单元格中的数据及公式单元格中的数据及公式1 新建文件新建文件Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!1.1.2 Excel窗口(类似窗口(类似Word)基本概念基本概念,与WordWord 不同的:数据编
5、辑栏数据编辑栏:工作薄工作薄:一个一个ExcelExcel文件就是一个工作薄,扩展名文件就是一个工作薄,扩展名.xls.xls,含若干张工作表,含若干张工作表 工作表工作表:是组织和管理数据的地方,组成工作薄的基本单位是组织和管理数据的地方,组成工作薄的基本单位 单元格单元格:工作表为工作表为65536*256表格,最小组成单位表格,最小组成单位 注意注意:上述三者与文件的关系上述三者与文件的关系 活动工作表活动工作表:正在使用的工作表,又称当前工作表;鼠标单击正在使用的工作表,又称当前工作表;鼠标单击 活动单元格活动单元格:正在使用的单元格,又称当前单元格;鼠标单击正在使用的单元格,又称当前
6、单元格;鼠标单击1 新建文件新建文件Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!1 新建文件新建文件 新建工作薄新建工作薄 选定一张工作表选定一张工作表 输入数据输入数据 1.2 新建文件新建文件Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!(1 1)直接输入数据()直接输入数据(3步法)步法)|文本型文本型(数字数字型文本数据文本数据)|数值型数值型:分数、较长的数字分数、较长的数字|日期时间型:日期时间型:
7、当天日期、当天时间输入当天日期、当天时间输入 Ctrl+;Ctrl+Shift+;换行换行2.1 输入原始数据输入原始数据4种方法种方法学号怎学号怎么输呢么输呢?先在数字前添加英文单引号先在数字前添加英文单引号“”,再输入后面的数据再输入后面的数据2 输入数据输入数据Alt+EnterExcel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!(3)自动填充自动填充数据数据 填充相同数据填充相同数据 填充序列数据:等差、等比等填充序列数据:等差、等比等 填充用户自定义序列数据填充用户自定义序列数据特殊数据序列输入两种
8、方法:鼠标拖动、菜单法特殊数据序列输入两种方法:鼠标拖动、菜单法掌握好以上几种方法,会大大提高工作效率掌握好以上几种方法,会大大提高工作效率(2)快速输入数据快速输入数据(4 4)利用命令导入外部数据)利用命令导入外部数据2 输入数据输入数据Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!注意:注意:数据有效性的设置数据有效性的设置 为避免用户在录入数据为避免用户在录入数据时输入一些不符合要求的时输入一些不符合要求的数据(无效数据),可执数据(无效数据),可执行行“数据数据|有效性有效性”菜单菜单命令设置
9、数据范围命令设置数据范围2 输入数据输入数据Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!3.1 应用公式应用公式(P165)使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(1)计算方法:选定需要计算的单元格计算方法:选定需要计算的单元格H3,输入公式输入公式:=D3+E3+F3+G3,求总分,求总分 公式复制公式复制:来源单元格来源单元格H3,选定选定H3后,指向它的填充柄,鼠标后,指向它的填充柄,鼠标变成小变成小+号时,按下左键向下拖动即可计算其他单元格的总分。号时,按下左键向下拖动即可计算其他单元格
10、的总分。公式是利用单元格的引用地址对其中的数值进行分析与计算的等公式是利用单元格的引用地址对其中的数值进行分析与计算的等式,由式,由“=”引导,后面可以是常量、引导,后面可以是常量、运算符运算符、单元格引用地址等、单元格引用地址等。3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!引用运算符引用运算符引用引用运算符运算符名称名称含义含义示例示例:区域运算符区域运算符 包括两个引用在内的包括两个引用在内的所有单元格的引用所有单元格的引用Sum(A1:D1)Sum(A1:D1),联合运算符联
11、合运算符 对多个引用合并为一对多个引用合并为一个引用个引用Sum(A1,B2,C8)Sum(A1,B2,C8)空格空格交叉运算符交叉运算符 产生同时隶属两个引产生同时隶属两个引用的单元格区域的引用的单元格区域的引用用Sum(A1:D2 Sum(A1:D2 B3:E6)B3:E6)运算符有四类,算术运算符、关系运算符、文本运算符有四类,算术运算符、关系运算符、文本运算符、引用运算符运算符、引用运算符Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)函数是函数是预先定义好的预
12、先定义好的 内置内置公式,一般形式为:公式,一般形式为:如如:=Sum(c2:c6),=average(f3:f10)=()举例:举例:使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(2)其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式或其它函数其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式或其它函数3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(3)3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)函数种类很多,涉及财务、日期与时间、数学、统计、查找与函数种类
13、很多,涉及财务、日期与时间、数学、统计、查找与引用、数据库等多方面,有两种输入形式:引用、数据库等多方面,有两种输入形式:|直接输入法:在单元格或编辑栏输入,适合简单函数直接输入法:在单元格或编辑栏输入,适合简单函数|插入函数法:执行插入函数法:执行“插入插入|函数函数”命令,或按命令,或按3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(4)3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)常用工具栏有一个自动求和按钮,集成常用工具栏有一个自动求和按钮,
14、集成了了5个最简单、最常用函数,分别是个最简单、最常用函数,分别是sum、average、count、max、min3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!2 Excel的基本操作的基本操作使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(5)3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)下面以学生成绩表为例,说明一些常用函数的用法。下面以学生成绩表为例,说明一些常用函数的用法。Sum函数:函数:Average函数:函数:Max函数:函数:Min函数:函数:If函数:函数:计算单元格区域中所
15、有数值的和计算单元格区域中所有数值的和计算单元格区域中所有数值的平均值计算单元格区域中所有数值的平均值计算一组数值中的最大值计算一组数值中的最大值计算一组数值中的最小值计算一组数值中的最小值判断条件是否满足,满足返回一个值,判断条件是否满足,满足返回一个值,不满足返回另一个值不满足返回另一个值3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(6)3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)下面以学生成绩表为例,说明一些常用函数的用法。下面以学生成绩表
16、为例,说明一些常用函数的用法。Count函数函数 Countif函数函数 Sumif函数函数计算包含数字的单元格的个数计算包含数字的单元格的个数计算某个区域中满足给定条件的单元格个数计算某个区域中满足给定条件的单元格个数对满足条件的若干单元格求和对满足条件的若干单元格求和语法格式为语法格式为=sumif(range,criteria,sum_range)range为用于条件判断的单元格区域,为用于条件判断的单元格区域,criteria为要求和的条件,为要求和的条件,sum_range需要求和的实际单元格需要求和的实际单元格3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管
17、理、统计、金融等领域!用于数据处理、统计分析等操作,广泛应用于管理、统计、金融等领域!使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(7)下面看一个综合例子,有某公司的员工工资发放一览表,下面看一个综合例子,有某公司的员工工资发放一览表,要求如下:要求如下:公司规定,职务为公司规定,职务为“主任主任”的员工,每月增加的员工,每月增加1000元特殊补助,职务元特殊补助,职务为为“业务员业务员”的员工每月增加的员工每月增加500元特殊补助。元特殊补助。员工的应缴税款以基本工资和奖金之和为基准。两项和在员工的应缴税款以基本工资和奖金之和为基准。两项和在3000元以下元以下不缴税;在不缴税;在3000-



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